KSeF w Subiekcie GT – konfiguracja krok po kroku

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od 2026 roku. Duże firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku) wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi przedsiębiorcy, ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie, mają czas do końca 2026 roku. Jeśli pracujesz na Subiekcie GT, ten poradnik pokaże, jak go przygotować. Konfigurację w nexo opisałem w osobnym wpisie: KSeF w Subiekcie nexo krok po kroku.

Krok 1. Aktualna wersja programu

Obsługa KSeF jest dostępna w aktualnych wersjach Subiekta GT. Starsza wersja nie wyśle faktury do systemu. Do aktualizacji potrzebny jest aktywny abonament. Zobacz jak bezpiecznie zaktualizować Subiekta.

Krok 2. Uwierzytelnienie w KSeF

Program musi łączyć się z KSeF w imieniu Twojej firmy. Możesz do tego użyć tokena wygenerowanego w aplikacji Ministerstwa Finansów albo certyfikatu KSeF. Różnice i wybór opisałem w poradniku Token czy certyfikat w KSeF. Zasady są te same dla GT i nexo.

Ważne: uprawnienia w KSeF nadaje osoba uprawniona do reprezentowania firmy. Warto od razu ustalić, kto w firmie może wysyłać, a kto tylko odbierać faktury.

Krok 3. Ustawienia w Subiekcie GT

• Wprowadź dane uwierzytelniające KSeF w konfiguracji programu.
• Zdecyduj, czy faktury mają być wysyłane od razu po zapisaniu, czy zbiorczo przez operatora.
• Sprawdź dane kontrahentów, przede wszystkim poprawność NIP. Błędny NIP to najczęstsza przyczyna odrzucenia faktury.

Krok 4. Test na środowisku testowym

Ministerstwo udostępnia środowisko testowe KSeF. Zanim zaczniesz wysyłać prawdziwe faktury, warto wysłać tam kilka dokumentów: zwykłą fakturę, korektę i fakturę zaliczkową, jeśli je wystawiasz.

Krok 5. Odbiór faktur kosztowych

Faktury od dostawców trafiają do KSeF i stamtąd możesz pobierać je do Subiekta. Ustal, kto i jak często je pobiera oraz jak trafiają do księgowości.

Najczęstsze problemy

• Faktura odrzucona przez błędny NIP nabywcy albo brak wymaganych danych.
• Wygasły token lub certyfikat.
• Brak uprawnień osoby, na którą wystawiono token.
• Stara wersja programu na jednym ze stanowisk.

GT czy już nexo?

KSeF to dobry moment, żeby zastanowić się nad przejściem na Subiekta nexo, w którym obsługa e-faktur jest bardziej rozbudowana. Nie jest to jednak konieczne. Subiekt GT obsługuje KSeF. Zobacz ile kosztuje migracja.

Skonfiguruję KSeF w Twoim Subiekcie

Aktualizuję program, pomagam w uprawnieniach i tokenie, testuję wysyłkę i odbiór. Zdalnie w całej Polsce, na miejscu w Mińsku Mazowieckim i Warszawie. Zadzwoń: +48 579 978 211 albo napisz: kontakt@networkserwis.pl.