Inwentaryzacja w Subiekcie nexo – krok po kroku

Inwentaryzacja to dla wielu firm najbardziej nielubiany dzień roku. Dobrze przygotowana w Subiekcie nexo może jednak przebiec szybko i bez chaosu. Oto plan, którego trzymam się u klientów.

Przygotowanie (kilka dni wcześniej)

• Uporządkuj dokumenty. Wszystkie dostawy i wydania sprzed inwentaryzacji muszą być wprowadzone, a zamówienia ze sklepu internetowego zrealizowane lub wstrzymane.
• Zrób kopię bazy (zobacz kopia zapasowa Subiekta).
• Sprawdź kody kreskowe towarów, jeśli będziesz liczyć czytnikiem lub kolektorem.
• Podziel magazyn na strefy i przydziel osoby. Każda strefa to osobny arkusz spisowy.
• Zaplanuj wstrzymanie ruchu towaru na czas liczenia albo ustal, jak będziesz rejestrować sprzedaż w trakcie.

Krok 1. Rozpoczęcie inwentaryzacji w programie

W Subiekcie nexo zakładasz inwentaryzację dla wybranego magazynu. Program zapamiętuje stan na moment rozpoczęcia i pozwala tworzyć arkusze spisowe dla poszczególnych stref lub grup towarów.

Krok 2. Liczenie

Masz trzy sposoby:

• Kartki i ręczne wpisywanie – działa przy małym asortymencie, ale jest wolne i podatne na pomyłki.
• Czytnik kodów przy komputerze – szybciej, ale trzeba nosić towar do komputera albo laptop po magazynie.
• Kolektor danych – liczysz w alejce, a wyniki trafiają do arkusza. Przy większym magazynie to oszczędność wielu godzin. Zobacz XMAG – kolektory dla Subiekta.

Krok 3. Różnice

Po wprowadzeniu wszystkich arkuszy program pokazuje różnice między stanem w systemie a stanem policzonym. Zanim je zaakceptujesz, przelicz ponownie pozycje z największymi różnicami. Często okazuje się, że towar stał w innej strefie albo był policzony dwa razy.

Krok 4. Zamknięcie i dokumenty

Zamknięcie inwentaryzacji generuje dokumenty wyrównujące stany: przychód wewnętrzny (PW) dla nadwyżek i rozchód wewnętrzny (RW) dla niedoborów. Te dokumenty i zestawienie różnic przekaż księgowości.

Najczęstsze błędy

• Niewprowadzone dostawy sprzed liczenia, które potem wychodzą jako „nadwyżki”.
• Sprzedaż w trakcie liczenia bez ustalonych zasad.
• Towary bez kodów kreskowych lub z kilkoma kodami.
• Akceptacja różnic bez ponownego przeliczenia.

Pomogę przygotować inwentaryzację

Konfiguruję inwentaryzację w Subiekcie nexo, kolektory danych i szkolę zespół przed liczeniem. Zadzwoń: +48 579 978 211 albo napisz: kontakt@networkserwis.pl.