Kopia zapasowa Subiekta nexo i GT – jak ją robić, żeby naprawdę uratowała dane

Awaria dysku, ransomware, przypadkowe usunięcie dokumentów albo kradzież laptopa. W każdej z tych sytuacji o tym, czy firma straci dzień, czy kilka lat danych, decyduje jedno: czy masz aktualną kopię zapasową bazy Subiekta, którą da się odtworzyć. W tym poradniku wyjaśniam, jak to zorganizować.

Kopia bazy to nie to samo co kopia plików

Dane Subiekta nexo i GT siedzą w bazie SQL Server. Zwykłe skopiowanie folderu z danymi w trakcie pracy programu daje zwykle plik, którego nie da się poprawnie odtworzyć. Kopię trzeba robić narzędziami do archiwizacji: z poziomu programu InsERT albo mechanizmami SQL Server. Wtedy powstaje spójny plik kopii, który można przywrócić na tym samym lub innym komputerze.

Ręczna kopia z programu

Zarówno Subiekt nexo, jak i Subiekt GT mają wbudowaną funkcję wykonania kopii bezpieczeństwa bazy. Robi ją osoba z uprawnieniami administratora, najlepiej gdy pozostali użytkownicy są wylogowani. Warto zrobić taką kopię zawsze przed aktualizacją programu, migracją, zamknięciem roku i większymi zmianami w konfiguracji.

Ręczna kopia ma jedną wadę: ktoś musi o niej pamiętać. W praktyce w wielu firmach ostatnia kopia jest sprzed kilku miesięcy.

Automatyczna kopia – to powinien być standard

Kopię bazy da się zaplanować tak, żeby wykonywała się sama, np. codziennie po zamknięciu sklepu. Można to zrobić narzędziami InsERT albo zadaniem w SQL Server i Harmonogramie zadań Windows. Ważne, żeby:

• kopia robiła się codziennie (przy dużej sprzedaży nawet kilka razy dziennie),
• stare kopie były usuwane automatycznie, żeby nie zapchać dysku, ale żeby zostawała historia z kilku tygodni,
• ktoś dostawał informację, gdy kopia się nie wykona.

Gdzie trzymać kopie: zasada 3-2-1

Kopia leżąca na tym samym dysku co baza nie chroni przed awarią dysku ani ransomware. Bezpieczny układ to zasada 3-2-1:

• 3 kopie danych (baza produkcyjna i dwie kopie),
• 2 różne nośniki, np. dysk sieciowy NAS i dysk zewnętrzny,
• 1 kopia poza firmą, np. w chmurze albo na dysku zabieranym do domu.

Ransomware szyfruje wszystko, co widzi w sieci, więc przynajmniej jedna kopia powinna być niedostępna dla zwykłego użytkownika, np. w chmurze z wersjonowaniem albo na dysku odłączanym po wykonaniu kopii.

Najważniejsze: test odtworzenia

Kopia, której nigdy nie odtworzono, to tylko nadzieja. Raz na kwartał warto odtworzyć bazę z kopii na innym komputerze lub jako osobną bazę testową i sprawdzić, czy otwiera się w Subiekcie i ma najnowsze dokumenty. U klientów z opieką serwisową robię to w ramach pakietu.

Szybka lista kontrolna

• Czy wiesz, kiedy powstała ostatnia kopia bazy Subiekta?
• Czy kopia robi się sama, codziennie?
• Czy jest co najmniej jedna kopia poza firmą lub poza zasięgiem ransomware?
• Czy w tym kwartale ktoś odtworzył bazę z kopii?

Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi „nie wiem”, warto to uporządkować teraz, a nie po awarii.

Ustawię to za Ciebie

Konfiguruję automatyczne kopie Subiekta, NAS i kopie w chmurze, a potem pilnuję, żeby działały. Zobacz bezpieczeństwo IT lub zadzwoń: +48 579 978 211.