Baza Subiekta zbliża się do 10 GB – limit SQL Server Express i co dalej

Subiekt działa od lat, dokumentów przybywa, a któregoś dnia pojawia się ostrzeżenie, że baza danych zbliża się do limitu. W skrajnym przypadku program przestaje zapisywać nowe dokumenty. Wyjaśniam, skąd bierze się ten limit, jak sprawdzić, ile zostało miejsca, i jakie masz wyjścia.

Skąd limit 10 GB?

Subiekt nexo i Subiekt GT najczęściej pracują na bezpłatnej wersji Microsoft SQL Server Express, którą instaluje instalator InsERT. Wersja Express ma ograniczenie: jedna baza danych może mieć najwyżej 10 GB (liczy się plik danych, bez pliku dziennika transakcji). To limit Microsoftu, a nie InsERT. Gdy baza go osiągnie, SQL Server nie pozwoli jej dalej rosnąć.

Ograniczenie dotyczy każdej bazy osobno. Jeśli prowadzisz kilka firm w osobnych bazach, każda ma swoje 10 GB.

Co najbardziej „puchnie” w bazie Subiekta

• Załączniki i obrazy zapisane w bazie, np. zdjęcia towarów w dużej rozdzielczości albo skany dokumentów.
• Duża liczba dokumentów z wielu lat, szczególnie przy integracji ze sklepem internetowym lub Allegro, gdzie każde zamówienie to dokument.
• Historia i dzienniki zmian, zapisywane przez program i integracje.
• E-faktury z KSeF, które od 2026 roku dochodzą w każdej firmie.

Jak sprawdzić rozmiar bazy

Najprościej w SQL Server Management Studio: kliknij bazę prawym przyciskiem, wybierz Właściwości i sprawdź rozmiar oraz dostępne miejsce. Możesz też zajrzeć do folderu z plikami danych SQL na serwerze i sprawdzić rozmiar pliku .mdf bazy firmy. Jeśli zbliża się do 9 GB, czas działać.

Rozwiązanie 1. Porządki w bazie

Często wystarczy usunąć to, co niepotrzebnie zajmuje miejsce: ciężkie zdjęcia towarów (można je zmniejszyć albo trzymać poza bazą), stare załączniki, nadmiarowe dzienniki integracji. Po porządkach warto zmniejszyć plik bazy. Przed jakąkolwiek operacją zrób pełną kopię zapasową i nie usuwaj dokumentów, które musisz przechowywać zgodnie z przepisami.

To rozwiązanie kupuje czas, ale przy szybko rosnącej sprzedaży problem wróci.

Rozwiązanie 2. Zamknięcie roku i nowa baza

Część firm zakłada nową bazę na kolejny okres i przenosi do niej kartoteki oraz stany, a starą zostawia do wglądu. Baza robocza jest wtedy mała i szybka. Wadą jest to, że historia sprzedaży jest w dwóch miejscach, więc raporty wieloletnie stają się mniej wygodne.

Rozwiązanie 3. Pełna wersja SQL Server

Przy dużym ruchu najlepsze rozwiązanie to przejście na płatną wersję SQL Server Standard, która nie ma limitu 10 GB i lepiej wykorzystuje pamięć oraz procesor serwera. Bazę przenosi się bez zmian w danych, a pracownicy nie zauważają różnicy poza tym, że program często działa szybciej. Koszt licencji zależy od liczby użytkowników lub rdzeni serwera, dlatego dobieram go indywidualnie.

Czego nie robić

• Nie usuwaj plików bazy ani dziennika ręcznie z dysku.
• Nie zmniejszaj bazy bez kopii zapasowej.
• Nie odkładaj tematu do chwili, gdy program przestanie zapisywać dokumenty, bo wtedy działa się pod presją, a sklep stoi.

Pomogę wybrać najlepsze wyjście

Sprawdzę, co zajmuje miejsce w Twojej bazie, i zaproponuję najtańsze rozwiązanie, które wystarczy na lata. Zobacz naprawę i optymalizację baz SQL albo zadzwoń: +48 579 978 211.